En los últimos años, las instituciones de educación superior han intensificado sus esfuerzos por construir entornos más inclusivos, diversos y accesibles. Este compromiso, sin embargo, ha puesto sobre la mesa desafíos complejos: ¿Cómo garantizar igualdad de oportunidades sin comprometer la calidad, la eficiencia operativa o la sostenibilidad financiera? ¿Cómo responder con agilidad a un universo creciente y diverso de estudiantes con discapacidad?
En este contexto, la tecnología no es solo un facilitador: es un habilitador de transformación institucional. Symplicity Access ha surgido como una de las soluciones más completas y maduras para acompañar esa transformación.

Una nueva realidad para los servicios de discapacidad

Las oficinas encargadas de la gestión de servicios de discapacidad han pasado de ser áreas periféricas a desempeñar un rol central en las estrategias de inclusión, bienestar y retención estudiantil. En muchos casos, esto ha significado una sobrecarga operativa, una creciente complejidad administrativa y una presión constante por cumplir con estándares normativos cada vez más exigentes.

1. El crecimiento sostenido de estudiantes con discapacidad

Gracias a avances normativos, cambios culturales y mejores prácticas de admisión, cada vez más estudiantes con discapacidades están accediendo a la educación superior. Este aumento implica una mayor demanda de servicios especializados, coordinaciones más complejas entre unidades académicas y administrativas, y una necesidad urgente de trazabilidad en cada solicitud, ajuste y seguimiento.

2. La tensión entre personalización y eficiencia

Atender a cada estudiante de forma individualizada, respetando sus necesidades, tiempos y contexto, es una aspiración legítima. Pero hacerlo con herramientas manuales, hojas de Excel o sistemas disgregados es insostenible. Aquí es donde muchas instituciones se enfrentan a una disyuntiva: ¿cómo mantener la atención humana y personalizada sin comprometer la capacidad operativa?

Symplicity Access: más que una plataforma, un aliado estratégico

Symplicity Access no es solo un sistema para registrar solicitudes o guardar documentación. Su valor radica en cómo permite rediseñar procesos, empoderar a los equipos de apoyo y garantizar experiencias dignas y autónomas para los estudiantes.

Un enfoque centrado en la persona

Todo en Access está pensado para promover la autonomía del estudiante, respetar su tiempo y disminuir las fricciones burocráticas. Esto incluye desde una interfaz clara y accesible, hasta la posibilidad de autogestionar sus solicitudes desde cualquier dispositivo, manteniendo una comunicación clara y fluida con el personal de apoyo.

Trazabilidad y gobierno institucional

Access permite centralizar toda la información relacionada con un estudiante: solicitudes de ajustes, documentación médica, correspondencia, evaluaciones internas y más. Esto no solo mejora la capacidad de respuesta, sino que facilita el cumplimiento de normativas locales e internacionales y fortalece los procesos de auditoría y evaluación institucional.

Automatización con propósito: liberando tiempo para lo esencial

Uno de los grandes desafíos que enfrentan las oficinas de inclusión es el tiempo invertido en tareas repetitivas: coordinación de salas, búsqueda de tomadores de notas, firma de documentos, consolidación de reportes. Access automatiza estos procesos sin deshumanizarlos.

Ejemplos concretos de automatización:

• Flujos de aprobación de ajustes razonables que se disparan automáticamente con base en criterios predefinidos.
  
  
• Asignación inteligente de tomadores de notas voluntarios, con notificaciones y seguimiento.
  
  
• Generación automática de reportes por semestre, tipo de discapacidad, facultad u otra variable crítica.
  
  
• Control de inventario en tiempo real, para dispositivos de asistencia, libros accesibles u otros apoyos.
  
  

Esta automatización no sustituye al personal: lo libera para concentrarse en el acompañamiento estratégico y emocional del estudiante, donde más valor puede aportar.

Una solución diseñada para el ecosistema institucional

Access no funciona como un sistema aislado. Fue concebido para integrarse de forma fluida con el ecosistema digital de cada universidad. Ya sea mediante APIs, integración vía sFTP o sincronización con calendarios institucionales, la plataforma se adapta a la realidad tecnológica de cada institución.

¿Qué significa esto en la práctica?

• Que los responsables de sala pueden ver en tiempo real qué espacios están reservados para exámenes con ajustes.
  
  
• Que los sistemas de información académica pueden intercambiar datos de matrícula, contacto o desempeño con Access.
  
  
• Que los reportes generados en Access pueden alimentar los tableros de gestión institucional (por ejemplo, en Power BI).
  
  

Esto permite una gestión estratégica basada en datos, y no solo una atención reactiva.

Impacto en la misión institucional

Implementar Symplicity Access no es solo una decisión tecnológica. Es una apuesta por mejorar la calidad, la equidad y la sostenibilidad de los servicios de inclusión. Las universidades que han integrado esta solución han reportado:

• Mejoras en la retención estudiantil, al lograr intervenciones más oportunas y eficaces.
  
  
• Disminución de errores operativos y administrativos, gracias a la trazabilidad y automatización.
  
  
• Mayor satisfacción del estudiantado y del personal, por la claridad, agilidad y transparencia de los procesos.
  
  
• Cumplimiento sólido de normativas, incluyendo legislación nacional sobre inclusión, discapacidad, igualdad de trato y derechos humanos.
  
  

En palabras de Eleany Perera, Jefa Nacional de Inclusión y Discapacidad de AIEP (Chile):
“Symplicity Access ha transformado nuestra capacidad de respuesta. Hoy brindamos un servicio más ágil, eficiente y centrado en la persona. Pasamos de gestionar en planillas a trabajar con datos en tiempo real.”

Conclusión: construir una cultura institucional de inclusión sostenible

La inclusión no se alcanza solo con buena voluntad. Requiere estructura, estrategia, herramientas adecuadas y datos que permitan tomar decisiones informadas. Symplicity Access acompaña a las instituciones en ese camino: no reemplaza a las personas, sino que potencia su trabajo.

Si tu universidad está en el proceso de fortalecer sus servicios de discapacidad, elevar la calidad del acompañamiento estudiantil y cumplir con su misión de inclusión, Symplicity Access puede ser un aliado estratégico para lograrlo de forma sostenible y medible.

Contacto para más información

Para conocer más sobre Symplicity y sus soluciones, puedes comunicarte con Juan Mayr, Gerente Regional de Mercadeo, a través del correo electrónico jmayr@symplicity.com