Tai School of the Arts and Symplicity CSM

The article in Spanish can be found here.

Tai School of the Arts internship transformation

For over 50 years, Tai School of the Arts in Madrid, Spain, has been a hub for creativity, innovation, and artistic excellence. As a leading avant-garde institution, Tai Arts fosters a vibrant community of creators from more than 30 countries, preparing students for careers in cinematography, photography, performing arts, beauty, arts and design, and music.

But behind the scenes, the university’s internship management system was outdated, inefficient and holding students back.

The challenge: A time-consuming, manual internship process hindering growth

Before implementing Symplicity CSM, Tai Arts’ employment and entrepreneurship teams faced three major challenges:

Cumbersome manual workflows: Staff spent hours manually collecting job postings via email, formatting them into Google Forms, and individually tracking applications.
Frustrating student experience: Students had to navigate clunky, slow application processes, making it harder for them to secure internships.
Lost employer engagement: The slow, inefficient system discouraged companies from posting opportunities, reducing the number of quality internships available.

This process wasted valuable time, limited employer engagement and hindered students' access to real-world opportunities. Tai Arts needed a solution that would automate, simplify, and enhance the entire internship experience —for staff, students, and employers alike.

"Our process was completely manual. We had to contact companies, collect job listings, create Google Forms, and manually forward applications. It was inefficient and time-consuming.”

- Silvia Castillo, Employability Coordinator, Tai School of the Arts

The solution: A seamless, digital internship management system

Tai Arts chose Symplicity CSM to transform how internships were handled.

With Symplicity CSM, Tai Arts was able to:

Automate job postings: Employers can now post internships instantly, with real-time visibility for students.
Enable one-click applications: Students apply instantly, eliminating tedious Google Forms and manual tracking.
Centralise tracking and insights: Staff now have a single dashboard to monitor employer engagement, student applications, and internship success.
Enhance employer relationships: The new streamlined system attracts more companies to post opportunities, increasing high-quality internship availability.

"We needed a platform that would simplify our process. Symplicity made it easy – everything is centralised, automated, and much faster."

- Silvia Castillo

The results: Faster applications, higher engagement & stronger employer connections

Since implementing Symplicity CSM, Tai Arts has experienced transformational improvements across all areas of its internship management:

80% reduction in administrative workload: Staff are now free from time-consuming manual tasks, allowing them to focus on helping students succeed.
Instant job listings & approvals: Employers can now post internships in real-time, drastically reducing wait times.
5x faster applications: Students apply with a single click, making the process seamless and boosting participation rates.
More high-quality internships: The streamlined employer experience has led to a rise in high-quality internship opportunities for students.
Greater student engagement & satisfaction: The ease of use has dramatically improved student participation, making them more proactive in securing internships.

"One of our students, who experienced both the old and new system, told us this was a major step forward. It’s faster, easier, and connects students directly with companies."

- Silvia Castillo

Ongoing success: Continuous improvement & stronger employer connections

Beyond the initial transformation, Tai Arts continues to reap long-term benefits from Symplicity CSM:

Ongoing support & strategy meetings: Tai Arts meets with Symplicity’s Customer Success team every two to three weeks to explore new ways to optimise the platform.
Advanced reporting & insights: The university now has access to real-time tracking, allowing staff to measure success and refine their career services strategy.
Stronger employer partnerships: More companies are now eager to post opportunities, knowing that the system is easy to use, efficient, and student-friendly.

“We now meet regularly with the Symplicity team to discuss updates and improvements. This level of support is something we didn’t have before.”

- Silvia Castillo

A modern internship experience for all

At Tai Arts, creativity is the most sought-after and highly valued differentiating factor. By embracing Symplicity CSM, the university has transformed its career services, creating a seamless, automated experience for students, staff, and employers alike. Tai Arts isn’t just managing internships, it’s creating an ecosystem of success where students, employers, and staff all benefit.

"We work with the platform every day - it’s completely changed the way we operate, and we couldn’t be happier."

– Silvia Castillo

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El desafío: Un proceso manual y lento que obstaculizaba el crecimiento

Antes de implementar Symplicity CSM, los equipos de empleabilidad y emprendimiento de Tai Arts enfrentaban tres grandes desafíos:

Flujos de trabajo manuales y engorrosos: El personal dedicaba horas recopilando ofertas de prácticas por correo electrónico, formateándolas en Google Forms y rastreando solicitudes de manera individual.
Una experiencia frustrante para los estudiantes: Los procesos de solicitud eran lentos y poco intuitivos, lo que dificultaba la obtención de prácticas.
Pérdida de interés por parte de los empleadores: La lentitud e ineficiencia del sistema desmotivaba a las empresas a publicar ofertas, reduciendo la cantidad de oportunidades de calidad disponibles.

Este proceso desperdiciaba tiempo valioso, limitaba la participación de los empleadores y dificultaba el acceso de los estudiantes a oportunidades reales en el mundo laboral.

Tai Arts necesitaba una solución que automatizara, simplificara y mejorara la experiencia de prácticas tanto para el personal como para los estudiantes y empleadores.

"Nuestro proceso era completamente manual. Teníamos que contactar a las empresas, recopilar las ofertas, crear formularios de Google y reenviar solicitudes manualmente. Era ineficiente y consumía demasiado tiempo."
– Silvia Castillo, Coordinadora de Empleabilidad, Escuela de Artes Tai

La solución: Un sistema de gestión de prácticas digital y eficiente

Tai Arts eligió Symplicity CSM para revolucionar la gestión de sus prácticas.

Con Symplicity CSM, Tai Arts logró:

Automatizar la publicación de ofertas: Ahora, los empleadores pueden publicar oportunidades de inmediato y los estudiantes pueden acceder a ellas en tiempo real.
Habilitar solicitudes con un solo clic: Los estudiantes pueden postularse al instante, eliminando los tediosos formularios de Google y el seguimiento manual.
Centralizar el seguimiento y los análisis: El personal ahora cuenta con un panel de control único para monitorear la participación de empleadores, solicitudes de estudiantes y el éxito de las prácticas.
Fortalecer las relaciones con los empleadores: La optimización del sistema ha atraído a más empresas, aumentando la disponibilidad de prácticas de alta calidad.

"Necesitábamos una plataforma que simplificara nuestro proceso. Symplicity lo hizo fácil: todo está centralizado, automatizado y es mucho más rápido."
– Silvia Castillo, Coordinadora de Empleabilidad, Escuela de Artes Tai

Los resultados: Solicitudes más rápidas, mayor participación y relaciones más sólidas con los empleadores

Desde la implementación de Symplicity CSM, Tai Arts ha experimentado mejoras transformadoras en la gestión de sus prácticas:

80% de reducción en la carga administrativa: El personal ha dejado atrás las tareas manuales, pudiendo enfocarse en ayudar a los estudiantes a tener éxito.
Publicaciones y aprobaciones instantáneas: Los empleadores ahora pueden publicar prácticas en tiempo real, reduciendo drásticamente los tiempos de espera.
Solicitudes 5 veces más rápidas: Los estudiantes pueden postularse con un solo clic, lo que ha simplificado el proceso y aumentado la participación.
Más prácticas de alta calidad: Gracias a la optimización del sistema, se han incrementado las oportunidades de prácticas valiosas para los estudiantes.
Mayor compromiso y satisfacción estudiantil: La facilidad de uso ha impulsado la participación de los estudiantes, haciéndolos más proactivos en la búsqueda de prácticas.

"Uno de nuestros estudiantes, que experimentó tanto el sistema antiguo como el nuevo, nos dijo que este cambio ha sido un gran avance. Ahora es más rápido, fácil y conecta directamente a los estudiantes con las empresas."
– Silvia Castillo

Éxito continuo: Mejora constante y mayor conexión con los empleadores

Más allá de la transformación inicial, Tai Arts sigue obteniendo beneficios a largo plazo con Symplicity CSM:

Soporte continuo y reuniones estratégicas: Tai Arts se reúne cada dos o tres semanas con el equipo de Éxito del Cliente de Symplicity para explorar mejoras en la plataforma.
Reportes avanzados y análisis en tiempo real: La universidad ahora cuenta con herramientas de seguimiento en tiempo real para medir el éxito y optimizar sus estrategias de empleabilidad.
Relaciones más sólidas con los empleadores: Más empresas están interesadas en publicar oportunidades, confiando en un sistema eficiente, fácil de usar y diseñado para los estudiantes.

"Ahora nos reunimos regularmente con el equipo de Symplicity para discutir actualizaciones y mejoras. Este nivel de soporte es algo que no teníamos antes."
– Silvia Castillo

Una experiencia de prácticas moderna para todos

En Tai Arts, la creatividad es el factor diferenciador más valorado. Al adoptar Symplicity CSM, la universidad ha transformado sus servicios de carrera, creando una experiencia automatizada y eficiente para estudiantes, personal y empleadores. Tai Arts no solo gestiona prácticas, sino que está construyendo un ecosistema de éxito en el que todos se benefician.

"Trabajamos con la plataforma todos los días: ha cambiado por completo nuestra forma de operar, y no podríamos estar más felices."
– Silvia Castillo

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How Tai School of the Arts transformed internship management with Symplicity CSM